6. Arbeit richtig priorisieren
Ein Ticketsystem ist schön und gut, wenn man die Arbeitsaufträge, Bugs und Feature Requests lückenlos erfassen will. Wenn es aber darum geht, die Arbeit richtig zu strukturieren, müssen die einzelnen Arbeitspakete richtig priorisiert werden. Hier ist eine enge Abstimmung zwischen Auftraggeber, Projektmanager und Projektteam notwendig, um zu beurteilen, welche Arbeiten Vorrang haben.
Ein Beispiel: aus Sicht des Auftraggebers ist es ihm möglicherweise besonders wichtig, dass die Gesamt-Optik der neuen Website bereits in einer gut präsentierbaren Version vorliegt, wohingegen die Entwickler zunächst noch grundlegende Datenbank-Entwicklungen mit Priorität 1 bearbeiten sollten. Hier ist Fingerspitzengefühl des Projektmanagers gefragt, die Arbeiten so zu priorisieren, damit beide Parteien zufrieden sind.
7. Offene Kommunikation
Das Stichwort "Fingerspitzengefühl" führt und auch direkt zum nächsten wichtigen Thema: offene Kommunikation. Das A und O des Projektmanagements ist eine transparente und vor allem zügige Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten. Alle für die Arbeit eines Projektteam-Mitarbeiters relevanten Informationen sollten ihm zur Verfügung stehen, ohne dass er nachhaken muss. Sonst wird der Projektmanager selbst zum Störfaktor im eigenen Projekt.
Wichtig ist zudem eine sachliche Kommunikation. Emotionen - außer vielleicht die Freude darüber, dass etwas richtig gut gelaufen ist - haben in einem Projekt nichts zu suchen. Falls es in einem Projekt doch einmal kritisch werden sollte: kühlen Kopf bewahren und mit den Projektbeteiligten zusammen Lösungen erarbeiten.
8. Saubere Projektdokumentation und Ablage
Was muss wann wie dokumentiert werden und wo werden die projektrelevanten Daten abgelegt? Diese Fragen sind zu Projektbeginn zu klären. Sie werden während eines Projektes viele Dokumente haben, die sauber abgelegt werden müssen. Dazu gehören unter anderem: das Briefing, das Workshop-Protokoll, die Angebote und Angebotsannahmen, E-Mails, Tickets im Ticketsystem, Zeitpläne, Dateien und Abnahmeprotokolle. Damit Ihre Arbeit nicht im Chaos versinkt, einigen Sie sich mit den Projektbeteiligten im einfachsten Fall über eine Ablagestruktur auf Ihrem File-Server. Im besten Fall nutzen Sie ein CRM-System oder ein Dokumentenmanagement-System.
Welche Systeme Sie speziell einsetzen sollten, kann man nicht pauschal festlegen. Das hängt von Ihrer Unternehmensgröße, von der Anzahl der Projektbeteiligten und vom Umfang Ihrer Projekte ab. Wichtig ist aber, dass Sie einmal eingeführte Arbeitsmethoden und Tools konsequent nutzen und so schnell auf notwendige Unterlagen zugreifen können, ohne lange suchen zu müssen.
9. Qualitätssicherung
Bevor ein Projekt online gestellt wird, muss es einer eingehenden Qualitätssicherung unterzogen werden. Von den Entwicklern wird selbstverständlich eine bestimmte Initialqualität ihrer Arbeit erwartet. Die Anwendungstests sollten jedoch nicht von den Personen gemacht werden, die die Anwendungen entwickelt haben, denn Entwickler testen gerne mal um ihre eigenen Fehler "drumherum". Bei der finalen Qualitätssicherung ist das Ticket-System (siehe Teil 1 dieses Blog-Beitrages) jetzt besonders wertvoll. Das schlimmste was Sie tun können, ist es, bei jedem Fehler beim Entwickler anzurufen. Das reißt ihn aus seiner Arbeit heraus und kostet unnötig Zeit. Zudem umgehen Sie die lückenlose Dokumentation, da Telefonate nicht erfasst werden.
Zum Abschluss der Qualitätssicherung sollte ein Abnahmeprotokoll durch den Auftraggeber unterzeichnet werden. Erst dann sollte Ihr Projekt online gehen.
10. Feiern Sie den Erfolg
In jedem Projekt steckt viel Arbeit und Herzblut. Nicht nur von Ihnen - von allen Projektbeteiligten. Und das sollte auch entsprechend gewürdigt werden. Sicherlich nicht bei jedem kleinen Projekt, aber bei größeren Projekten sollten Sie auf den Erfolg gemeinsam anstoßen. Das schließt das Projekt psychologisch ab und motiviert für das nächste!
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