Case-Study geheim – Folge 3 – Digitales Bewerbungsverfahren für Studienplätze von Trafo2

Case-Study geheim – Folge 3 – Digitales Bewerbungsverfahren für Studienplätze von Trafo2

In Folge 3 von „Case-Study geheim“ geht es um ein Projekt, in dem wir ein Digitales Bewerbungsverfahren für Studienplätze programmieren. Die Arbeiten für die komplexe Web-Applikation sind gerade gestartet und das Gesamtprojekt wird uns noch bis weit ins Jahr 2018 hinein beschäftigen.

In der Serie „Case-Study geheim“ fasst Trafo2 Referenzprojekte zusammen, die auf Wunsch unserer Kunden nicht veröffentlicht werden sollen. Das sind ganz in der Regel große TYPO3-Projekte, Infrastrukturprojekte oder auch Web-Applikationen und Digitalisierungsprojekte, die oft unternehmenskritische Anwendungen beinhalten.

Der Trafo2-Kunde ist eine deutschlandweit operierende Bildungseinrichtung, die einen großen Schritt Richtung „Digitalisierung“ plant. Unsere Aufgaben umfassen: Strategische Beratung, Konzeption, Prozessanalyse, Requirements-Engineering, Interface-Design, Programmierung, Sicherheit, Testing, Roll-Out sowie Wartung und Support.

100% online. Der mobile Studienplatzbewerber 2017

Die deutschen Hochschulen sind in den vergangenen Jahren deutlich digitaler geworden. Kein Wunder, wenn man bedenkt, welchen Aufwand die „analoge“ Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen erzeugt. Doch es sind nicht teure interne Ressourcen, die den Trend zu Digitalisierung in der Hochschullandschaft anschieben. Im Mittelpunkt der Digitalisierungsüberlegungen stehen die Bewerber.

Laut ARD ZDF Onlinestudie (http://www.ard-zdf-onlinestudie.de) nutzten 2016 100% der 14 – 19-Jährigen das Internet. 65% davon sind täglich mobil im Internet unterwegs. Sie nutzen dabei hauptsächlich das Smartphone, das 86% der mobilen Nutzung in der Zielgruppe ausmacht.

Papierformulare für eine Studienplatzbewerbung? Die Zeiten sind vorbei.

Prozessdigitalisierung und warum Insellösungen keinen Sinn machen

Die Digitalisierung des Bewerbungsprozesses ist unser erstes Teilprojekt in einem Projekt, dem weitere Herausforderungen folgen werden.

Der Kunde hatte bereits umfassend vorgearbeitet,  so bestanden bereits Wireframes, der Entwurf eines Pflichtenheftes und erste Applikationen der digitalen Studienbewerbung.

„Darauf lässt sich gut aufbauen“, so unsere Einschätzung zu den ersten Planungen. Das galt für die Vorüberlegungen auf Kundenseite sowie für die bereits bestehenden MySQL-Datenbanken, aber leider nur ansatzweise für die programmierten Applikationen.

Wir haben uns daher gemeinsam mit dem Kunden noch einmal mit dem Pflichtenheft beschäftigt und Reqirements ausgearbeitet, die einen wesentlichen Faktor berücksichtigten: Die Folgeprojekte.

Daniel P. Jarusch, CIO Trafo2 und technischer Projektleiter des Projektes erklärt warum: „Bevor wir bei Trafo2 eine einzige Zeile Code schreiben, führen wir gemeinsam mit dem Kunden mehrere Workshops durch. Im Zuge dieser Workshops besprechen wir nicht nur Planung und Requirements für die aktuell geplante Applikation. Wenn die Anwendung sichtbar Teil eines größeren Gesamtprojektes ist, muss die Planung noch erheblich weiter gehen.
Da als Fernziel vom Kunden eine umfassende Digitalisierung sämtlicher Verwaltungsprozesse genannt wurde, musste bereits das erste Teilprojekt „Studienplatzbewerbung digital“ diesen zukünftigen Anforderungen Rechnung tragen. Eine Aufgabe, die zu Beginn viel Zeit kostet. Gerade bei unternehmenskritischen Prozessen ist eine akribische Vorarbeit von entscheidender Bedeutung für den Erfolg des Projektes. Mit einer Insellösung ist langfristig niemandem geholfen.“

Der Bewerbungsprozess – digital und responsive aufbereitet von Trafo2

Eine Hochschulbewerbung besteht – wie jede Job-Bewerbung – aus Formularinhalten und Dokumenten, die vom Bewerber in das System hochgeladen werden müssen. Um die digitale Studienbewerbung aus Sicht des Bewerbers attraktiv zu gestalten, musste eine sinnvolle Unterteilung der Formulare in logische Teilschritte vorgenommen werden.

Projektleiter Michael Schiller (Trafo2): „Es galt den Bewerber bei der Stange zu halten. Trotz des großen Umfanges und der sich in Teilen bedingenden Felder im Bewerbungsprozess. Ein Bewerber möchte komfortable Interfaces, die einfach mit Daten zu befüllen sind. Die Hochschule möchte natürlich so viele Eventualitäten wie möglich abbilden. Konzeptionell war die Herausforderung, die Applikation so offen zu gestalten, dass sie zukünftig ergänzt und modifiziert werden kann. Der Grad zwischen „unflexibel“ und „flexibel aber kompliziert“ ist dabei sehr schmal. Nicht alles, was möglich ist, ist eben auch sinnvoll.“

Das galt insbesondere auch deswegen, weil die Online-Bewerbung responsive, also mobilfähig, werden sollte. Eine Studienplatzbewerbung ist so theoretisch und auch praktisch über das Smartphone möglich. Michael Schiller: „An dieser Stelle runzeln ältere Semester die Stirn. Doch mit dem Smartphone werden heute eben nicht nur Produkte gekauft und Verträge abgeschlossen. Dass eine Studienbewerbung aus der WLAN-fähigen Bahn oder einem Citybus abgeschickt wird, ist absolut keine Zukunftsmusik mehr!“

Change-Requests, der Produktivstart und wie es weitergeht

Als Datenquelle für die digitale Studienplatzbewerbung fungiert im Projekt übrigens die vom Kunden entwickelte MySQL-Datenbank. Diese Vorgabe war von Trafo2 genau so zu berücksichtigen, wie Änderungswünsche während des Projektes. Solche Change-Requests (CRs) werden nach Diskussion mit dem Kunden in das Requirement aufgenommen und entsprechend umgesetzt.

Nach abschließenden Tests, die wie bei Trafo2 üblich teilautomatisiert erfolgen, wird die digitale Online-Bewerbung bereits Mitte 2017 produktiv gehen.

Daniel Jarusch: „Wir haben einen Zeitplan und werden ihn nach jetzigem Stand auch einhalten. Doch mit dem Produktivstart beginnt das Projekt eigentlich erst. Erfahrungsgemäß bringt der Produktivbetrieb einer solchen Anwendungen viele Ideen und Änderungswünsche mit sich, die wir gern in eine Phase 2 einfließen lassen.“

 

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