10 Tipps für einen erfolgreichen Web-Relaunch (Teil 1)

10 Tipps für einen erfolgreichen Web-Relaunch (Teil 1)

Dieser Blogpost ist an Projektverantwortliche gerichtet, die für ihr Unternehmen einen Web-Relaunch auf Basis eines Content-Management Systems wie TYPO3 planen. Das Weiterlesen lohnt sich insbesondere dann, wenn der letzte von Ihnen durchgeführte Web-Relaunch einige Jahre zurückliegt. Denn – es hat sich einiges geändert!

Web-Projekte 2016: Warum sie so anspruchsvoll geworden sind

Die Planung und das Projektmanagement von Internetprojekten wird aktuell durch einen wesentlichen Faktor erschwert: Web-Projekte (Corporate-Websites) sehen optisch heute deutlich simpler aus, als noch vor fünf oder zehn Jahren. Ein Logo, ein „Slider“, ein wenig Text und fertig ist die Startseite. Das ist aus Nutzersicht angenehm, denn Inhalte können intuitiv konsumiert werden. Dabei wird aber häufig vergessen, dass gerade Projekte mit einer einfachen Optik unter der Haube hochkomplex sind.

Wrkt trivial und spielerisch: Strom- und Gasrechner für unseren Kunden NEW (Mönchengladbach). Doch Vorsicht: Denn im Hintergrund werkeln Schnittstellen, Sonderfunktionen und Darstellungsoptionen für die responsive Darstellung.

Wirkt trivial und spielerisch: Strom- und Gasrechner für unseren Kunden NEW (Mönchengladbach). Doch Vorsicht: Im Hintergrund werkeln Schnittstellen, Sonderfunktionen und Darstellungsoptionen für die responsive Darstellung.

 

Für Projektverantwortliche ergibt sich daraus ein Dilemma: Die neue Corporate-Website soll schick aussehen, ihren Zweck erfüllen und technologisch auf dem aktuellen Stand sein. Natürlich responsive, natürlich auf Grundlage eines aktuellen Content-Management Systems wie TYPO3 und natürlich auch mit Spezialfunktionen. Ein möglichst sicherer Kundenbereich, ein Online-Kalkulator, ein Webshop, eine Möglichkeit Onlinebewerbungen direkt auf der Website hochzuladen etc. etc. etc.

Ich möchte Ihnen in diesem Blogpost zehn wichtige Tipps geben, mit denen Sie Ihr Webprojekt erfolgreich starten und durchführen können. Hier sind die ersten fünf!

Das Brainstorming – aber nur mit unternehmensweitem Konsens

Jeder, der in einem mittelständischen Unternehmen oder einem Konzern arbeitet, kennt das. Je größer die Anzahl der Beteiligten in einem Projekt, desto bunter die Meinungsvielfalt und desto aufwändiger die Entscheidungsfindung. Das gilt ganz besonders für Web-Projekte. Denn mit Internet kennt sich jeder aus und jeder Kollege möchte die eigene Abteilung (Die Wichtigste des ganzen Unternehmens!) prominent im Scheinwerferlicht des Webs sehen. Verständlich.

Ein gut geplantes Brainstorming ist daher von erheblicher Bedeutung für den Projektstart. Das sollte zunächst im kleinen Rahmen stattfinden. Sie – also die Kollegen aus der Abteilung Online-Marketing und das PR-Team – sind gefragt. Zu berücksichtigen sind eine ganze Menge Themen. Offensichtliche und weniger offensichtliche: Die Gründe für den Relaunch, die Zielgruppen, systemkritische Funktionen, die Websitestruktur, die Wettbewerber, Suchmaschinen, die Frage nach dem POS des eigenen Unternehmens im Internet, Social-Media, der Zeitplan und und und.

Das Ergebnis dieses Brainstormings ist ein Blumenstrauß von Ideen, Funktionen und Anforderungen an den neuen Webauftritt.

Jetzt (erst jetzt!) ist es an der Zeit, auch die übrigen Mitarbeiter mit einzubeziehen. Nutzen Sie diese Chance, um Ihr Projekt mit weiteren Ideen anzureichern sowie aus politischen Gründen! Verwenden Sie einen klassischen Fragebogen, der an diejenigen verteilt wird, die im Unternehmen und für Ihr Projekt relevant sind.

Adressaten des Fragebogens sind natürlich leitende Kräfte sowie Produktverantwortliche, Personalverantwortliche, Abteilungs- und Vertriebsleiter. Vergessen Sie bei aller Rücksicht auf die Entscheider auf keinen Fall andere wichtige Ideengeber. Die ganz neuen Mitarbeiter, die noch den wichtigen „Blick von Außen“ auf Ihr Unternehmen haben, zum Beispiel. Oder die Auszubildenden, deren Erwartungshaltung an den Web-Auftritt des Arbeitgebers oft in diametralem Gegensatz zu den hehren Vorstellungen des Vorstandes steht.

World-Café auf der T3CON14 (TYPO3-Convention) in Berlin 2014. Die TYPO3-Community nutzt World-Cafés für die Weiterentwiclung des CMS und anderer Aktivitäten.

World-Café auf der T3CON14 (TYPO3-Convention) in Berlin 2014. Die TYPO3-Community nutzt World-Cafés für die Weiterentwiclung des CMS und anderer Aktivitäten.

Sie müssten dann hunderte Fragebögen verteilen? Warum nicht? Sie wollen schließlich möglichst viele Ideen in Ihr Projekt einbringen und ein Projekt mit möglichst breitem Konsens aufbauen. Außerdem gibt es Möglichkeiten, sich die Arbeit zu erleichtern. Idee 1: Machen Sie eine interne Online-Umfrage, die automatisch ausgewertet werden kann. Idee 2: Veranstalten Sie ein „World-Café“. Ein World-Café ist eine Art Massenbrainstorming, bei dem zur Not hundert oder mehr Kollegen gleichzeitig brainstormen können. Gleichzeitig ist es eine unterhaltsame und kommunikative Veranstaltung über die Abteilungsgrenzen hinweg. Probieren Sie es aus! Mehr zu den Vorteilen von World-Cafés finden Sie zum Beispiel auf Wikipedia: https://de.wikipedia.org/wiki/World-Caf%C3%A9

Hilfsmittel für die Projektphasenplanung: Flipcharts, Papier und Stift, MindMapping-Tools wie „MindManager“ von Mindjet oder „XMind“. Mindmapping lässt sich sowohl für das Brainstorming als auch für den Aufbau von Websitetrukturen verwenden. Die Investition lohnt sich!

Projektphasenplanung in Webprojekten: Karierte Maiglöckchen zerpflücken

Ihr Brainstorming ist gelaufen und Sie sehen sich mit hunderten von Ideen konfrontiert. Großartig. Doch jetzt heißt es Ruhe behalten und karierte Maiglöckchen von sinnvollen Funktionen trennen.

Die Projektphasenplanung kann mit der richtigen Software (hier Mindjet Mindmanager) bereits während des Brainstormings erfolgen. Das spart Zeit.

Die Projektphasenplanung kann mit der richtigen Software (hier Mindjet Mindmanager) bereits während des Brainstormings erfolgen. Das spart Zeit.

Ordnen Sie die gesammelten Ideen im kleinen Kreis in Projektphasen ein. Wenn Sie das Brainstorming bereits mit einem Mindmapping-Tool begleitet haben, ist das ganz einfach, wie die Grafik oben zeigt.

Projektphasen helfen Ihnen bei der Reduzierung der Gesamtaufwände und halten die Projektlaufzeit übersichtlich. Keiner Ihrer Kunden wird Sie jemals darauf ansprechen, das was fehlt. Wählen Sie die wichtigsten Ideen und Funktionen für „Phase 1“ aus und definieren Sie einen groben Zeitplan für die kommenden Phasen. Wenn Sie das erledigt haben, holen Sie sich Rückendeckung von der Geschäftsführung oder dem Vorstand und kommunizieren dann den Kollegen die Ergebnisse Ihrer Arbeit – zum Beispiel über das Intranet. Dafür ist es schließlich da!

Doch wo bleibt denn eigentlich die Webagentur / Internetdienstleister / Werbeagentur bei diesem Verfahren? Die habe ich bis hierhin bewusst ausgeklammert. Denn erst, wenn Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie selbst für das Unternehmen umsetzen möchten, kann eine Agentur diese Planungen sinnvoll durch Marketing-Ideen und technische Funktionalitäten ergänzen.

Hilfsmittel für die Projektphasenplanung: Flip-Chart oder MindMapping-Tools wie „MindManager“ von Mindjet oder „XMind“.

Der realistische Zeitplan: „Bitte asap!“

ASAP! So heißt es (leider) beim Gros der Webprojekte, die an uns herangetragen werden. Oft auch deshalb, weil das „Projekt von vor sechs Jahren“ ja noch ganz ok aussah. Bis zum Relaunch des Hauptwettbewerbers jedenfalls. Meine dringende Empfehlung: „Übereilen Sie nichts – es wird schiefgehen!“ Ein CMS-Projekt ohne gut durchdachten Zeitplan ist ein gescheitertes Projekt. Und zwar mit der berühmten Ansage. Rufen Sie mich an (Tel.: 0201 87849999, Ansgar Fulland), wenn es bei Ihnen ausnahmsweise geklappt hat.

Was Sie berücksichtigen müssen:

  • Die passende Agentur zu finden braucht Zeit. Außer Sie wollen die aktuelle Agentur behalten.
  • Eine gute Agentur wird in den seltensten Fällen sofort auf Abruf mit Konzept, Design und Programmierung loslegen können. Dafür sind Projektmanager, Designer und Programmierer zu sehr in laufende Projekte eingebunden.
  • Eine saubere Planung gemeinsam mit der Agentur benötigt vor allem eines: Zeit. Gut investierte Zeit übrigens, die Sie später im Projekt mehrfach einsparen!
  • Je mehr Spezialfunktionen Ihr Projekt enthält, desto wichtiger sind saubere Planung und professionelle „Requirements“. Mal ganz abgesehen von der Programmierung.
  • Fotos: Web-Projekte sind sehr visuell geworden und erfordern professionelle Fotos, die häufig auch noch speziell für bestimmte Höhen-/Breitenverhältnisse optimiert sein müssen. Ebenfalls wichtig: Wenn Ihr Projekt im Winter startet, ist es schwierig, Sommerfotos zu machen.
  • Ihr Projekt ist umfangreicher als Sie denken! Wie umfangreich, darüber informiert Sie Google: Einfach in die normale Google-Suchmaske folgendes eingeben: „site:www.IhreDomain.de“. Google zeigt Ihnen dann, wie viele Seiten Sie aktuell online haben!
Wie viele Seiten hat mein aktuelles Web-Projekt. Das ist einfach über die ganz normale Google-Suchmaske herauszufinden.

Wie viele Seiten hat mein aktuelles Web-Projekt? Das ist einfach über die ganz normale Google-Suchmaske herauszufinden.

 

 

Ein professionell geplantes und umgesetztes Webprojekt dauert mindestens drei Monate, wenn absolut alles vom ersten Tag an brillant läuft. Dabei ist übrigens gleichgültig, wie klein es ist. Sechs Monate sind eher die Regel. Größere Projekte dürfen auch acht oder zehn Monate dauern. Wenn Ihr Zeitplan deutlich länger ausfällt machen Sie sich Gedanken über eine Verschlankung von Phase 1! Nicht, dass Ihr Projekt beim Start schon wieder veraltet ist! Das Internet ist schnelllebig!

Hilfsmittel für die Projektzeitplanung: Projektmanagement-Software wie MS Project oder Merlin für den Mac.

Das gute Briefing: „Bitte intensiv durcharbeiten“

Die Essenz Ihres unternehmensinternen Brainstormings ist ein Briefing für die Agentur(en). Machen Sie sich (viel) Arbeit mit diesem Briefing und schreiben Sie alles hinein, das für die Agentur von Bedeutung ist. Wer Sie sind, wer Ihre Wettbewerber sind, weshalb Sie relaunchen wollen, das Ergebnis Ihres Brainstormings und und und. Sämtliche Angaben sind von entscheidender Bedeutung für Erfolg oder Misserfolg Ihres Projektes!

Ein ausführliches Briefing kann und wird dann schon mal 15, 25 oder 50 Seiten dick. Bei großen Projekten können es auch mehr sein. Jede Stunde, die Sie hier investieren, spart im Projekt Zeit, Geld und (wichtig) Nerven.

Die Vorteile eines guten Briefings:

  • Sie selber wissen, was Sie wollen und die Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen ebenfalls.
  • Alle kontaktierten Agenturen haben den selben Sachstand, was die Angebote vergleichbarer macht.
  • Sie vermeiden zig Nachfragen von Agenturseite.
  • Sie outen sich gegenüber der Agentur von Anfang an als ernstzunehmender Profi – oder zumindest als strukturiert denkender und ernstzunehmender Projektleiter. Denken Sie immer daran, dass die Welt klein ist und ein unprofessionelles Briefing schnell den Weg in die sozialen Netzwerke finden kann, wenn Sie Pech haben! Für unfaire Agenturpitches (Agenturwettbewerbe) gibt es sogar ein eigenes Blog in dem Sie bestimmt nicht vorkommen möchten: http://pitchblog.de

Hilfsmittel für das Briefing: Die MindMap aus dem Brainstorming und MS Word bzw. OpenOffice Writer.

Die richtige Agentur: „Können Sie auch Internet?“

Wie findet man eigentlich die richtige Agentur?
(Sie befinden sich übrigens gerade auf dem Agenturblog einer solchen in Essen/Ruhrgebiet- www.trafo2.de – entschuldigen Sie bitte den Werbeblock für Trafo2).

Die Agenturauswahl können Sie von sehr unterschiedlichen Faktoren abhängig machen. Ein paar der entscheidenden Faktoren:

  • Größe: Entscheiden Sie sich für eine Agentur, die von der Größe her passt. Eine Ein-Mann-Agentur ist für ein mittelständisches Unternehmen nicht groß genug. Stellen Sie sich vor, Ihre Agentur bekommt kurz vor der Hannovermesse Schnupfen oder etwas Schlimmeres. Änderungen und Bugfixes (Fehlerbeseitigungen) sind dann unmöglich. Bei einer Top-Agentur sind Sie als Mittelständler vielleicht schon „B-Kunde“. Am besten prüfen Sie, ob die Referenzkunden der Agentur in etwa so groß sind wie Ihr Unternehmen. Das ist ein guter Einstieg!
  • Nähe: Man sollte meinen, dass es völlig egal ist, wie nah Agentur und Kunde sich räumlich sind. Doch spätestens wenn mal etwas nicht ganz so gut läuft oder neue Projekte anstehen macht es Sinn, sich zusammenzusetzen. Die Agentur in der Ferne ist damit übrigens nicht „raus“. Doch sie muss sehr professionell arbeiten, wenn es im Projekt einwandfrei durchlaufen soll.
  • Knowhow im Haus: Wenn Sie ein Internetprojekt planen, sollte Ihre Agentur die entsprechenden Kompetenzen im Haus haben. Achten Sie darauf, ob bei der Verwendung bestimmter Systeme wie dem TYPO3-CMS zertifizierte Entwickler im Haus zur Verfügung stehen!
  • Referenzkunden: Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Agentur Ihrer Wahl wirklich so gut ist wie sie tut – fragen Sie nach Kontakten zu Projektleitern auf Referenzkundenseite. Jede Agentur wird Ihnen Kontakte zu zufriedenen anderen Kunden machen – wenn sie vorhanden sind.
  • Der Projektleiter: Lernen Sie den Mann oder die Frau kennen, die Ihr Projekt auf Agenturseite leiten wird. Können Sie sich eine monatelange intensive Zusammenarbeit mit ihm oder ihr vorstellen? Eine gute Chemie zwischen den Beteiligten ist genau so wichtig, wie Designkompetenz oder Knowhow in der Programmierung!

Hilfsmittel, um die richtige Agentur zu finden: Googlen (aber vorsichtig dabei sein – es ist nicht alles Gold, was in den Suchergebnissen glänzt), Geschäftspartner fragen, mit wem sie zusammenarbeiten, das „Hightext Internetagentur-Ranking“ (http://www.agenturranking.de), Online-Marketing-Seminare bei denen Sie Kollegen kennenlernen und natürlich Messen wie die DMEXCO.

 

 

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