10 Tipps für einen erfolgreichen Web-Relaunch (Teil 2)

10 Tipps für einen erfolgreichen Web-Relaunch (Teil 2)

Ob TYPO3-Relaunch, WordPress-Projekt oder der Relaunch von Web-Applikationen. Bei der Überarbeitung eines Web-Projektes kann man einiges richtig machen …. und so manches übersehen.

In Teil 1 dieser kleinen Serie bin ich auf die Vorbereitung von Web-Relaunches eingegangen. In Teil 2 geht es heute um Agenturangebote, Software die das Projekt übersichtlich macht, Projektbegleitung und das Marketing zum Projektabschluss.

Das Angebot der Agentur: Alles drin – oder?

Agenturangebote sind leider manchmal so bunt wie inhaltsfrei. Legen Sie Wert darauf, dass die Agentur sich bei der Angebotserstellung eng an Ihrem Briefing orientiert und der „Werbeteil“ des Angebotes nicht dicker ist als die Beschreibung der angebotenen Leistungen. Gerade bei komplexen Anwendungen genügen ein paar magere Sätze zum Leistungsumfang nur selten.

Was die Sache noch herausfordernder macht ist die Tatsache dass es quasi egal ist, wie detailliert Ihr Agenturbriefing ist. Die Angebote der Agenturen werden trotz identischer Anforderungen inhaltlich und preislich meilenweit auseinanderliegen. Wir kennen selbst bei guten Briefings Preisunterschiede von bis zu 1000 % für ein und dasselbe Projekt.

Die Gründe hierfür sind so unterschiedlich wie diffus: So wird eine Agentur mit wenigen aktuellen Aufträgen möglicherweise versuchen, Sie als spannenden Kunden über einen günstigen Projektpreis zu angeln. Da keine Agentur unterhalb der Selbstkosten überleben kann, wird sie das investierte Geld dann später wieder herausholen müssen. Bei Ihnen oder (wenn Sie Glück haben) bei einem anderen Kunden. Das ist kein guter Stil, aber auch nicht unüblich.

Gerade bei allgemein gehaltenen Angeboten hat eine Agentur außerdem jederzeit die Möglichkeit, die „Change-Request“-Bremse zu ziehen – also Mehraufwände zu fakturieren, die „so nicht vorgesehen waren.“ Auch hier gilt: Je klarer im Vorfeld das Briefing war, desto geringer die Chance, dass die Agentur auf diesem Wege den günstigen Projektpreis relativiert.

Die Projektdurchführung: Die richtigen Software-Tools einsetzen

„Wir machen das mit Excel!“ Deutschlands erklärte Lieblingssoftware wird immer noch inflationär für Projektplanung, Projektmanagement, Zeitplanung und sonstige Aufgaben innerhalb von Relaunchprojekten eingesetzt. Warum, weiß keiner. Denn für nahezu sämtliche Tätigkeiten innerhalb eines Online-Projektes gibt es Spezialsoftware, die oft sogar kostenlos zur Verfügung steht.

Project-Tracking mir (hier mit "JIRA") macht größere Web-Relaunches überhaupt erst möglich.

Project-Tracking (hier ein Screenshot aus „JIRA“) macht größere Web-Relaunches überhaupt erst möglich. Oder möchten Sie 2000 Mails lesen?

Am wichtigsten sind – gerade bei mittleren und großen Projekten – Project-Tracking-Systeme sowie eine sichere Cloudlösung. Eine kurze Erklärung: Das Project-Tracking (Bug-Tracking, Ticket-System) sorgt für eine reibungslose Kommunikation zwischen Agentur und Kunde.

Bugs (Fehler) und Change-Requests (Änderungswünsche) werden nicht per Mail von Projektleiter zu Projektleiter gesendet, sondern in einer Software, dem Project-Tracking-System, festgehalten. Dort haben sämtliche Projektbeteiligte Zugriff auf die einzelnen Aufgaben und die Bearbeitung und Kommentierung erfolgt durch das Projektteam im System. So wird vermieden, dass aus einer unbedeutenden E-Mail-Fehlermeldung eine Kaskade von 20 E-Mails an einen Riesenverteiler wird. Die Meldung wird im System „geboren“ und sie wird dort auch erledigt. Das verringert nicht nur die E-Mail-Flut im Projekt, sondern erlaubt auch weitere wichtige Erkenntnisse: Zum Beispiel, wie lange die Fehlerbeseitigung durch die Agentur im Schnitt gedauert hat. Gut zur Dokumentation für die Agentur und gut, um auch in komplexen Projekten die Übersicht zu behalten.

Cloud-Lösungen, die aus Sicherheits- und Datenschutzgründen in Deutschland immer noch argwöhnisch beäugt werden, bieten einen weiteren erheblichen Kommunikationsvorteil und sparen Zeit.

In Web-Projekten werden zahlreiche Dokumente erzeugt. Protokolle im Word-DOC-Format, Designs im JPG-Format, Wireframes als PDF etc.. Hinzu kommen bei jedem Projekt die Dateien, die vom Kunden an die Agentur geschickt werden. Logos, Fotos, Grafiken, PDFs und so weiter.

OwnCloud, eine Open-Source Cloud-Lösung erlaubt uns die Verwaltung unzähliger Kundenprojekte auf einer sicheren und zentralen Plattformen. Sämtliche Projektdaten stehen allen Projektbeteiligten jederzeit zur Verfügung.

OwnCloud, eine Open-Source Cloud-Lösung, erlaubt uns die Verwaltung unzähliger Kundenprojekte auf einer sicheren und zentralen Plattform. Sämtliche Projektdaten stehen allen Projektbeteiligten jederzeit zur Verfügung. (Kundennamen auf diesem Screenshot sind anonymisiert)

Diese Unmenge an Daten war in der Vergangenheit schon bei einem mittelgroßen Projekt kaum zu überschauen. Mit dem Einsatz einer Cloud-Lösung ändert sich das. Alle Dokumente, die innerhalb des Projektes zwischen den Beteiligten ausgetauscht werden müssen, werden in einem „Ordner im Web“,  der Cloud-Lösung, abgelegt. Sie können dann von allen berechtigten Projektbeteiligten eingesehen und auch bearbeitet werden. Das sorgt für einen konsolidierten Projektstand auf den die „Schicksalsgemeinschaft“ aus Agentur und Kunde jederzeit Zugriff hat.

Wird ein Dokument – z.B. ein Protokoll oder ein Designentwurf – geändert, hat jeder im Team sofort eine aktuelle Version vorliegen. Die Cloud-Lösung vermeidet somit – ähnlich wie das Project-Tracking – unüberschaubare E-Mail Massen. Ein nicht zu verachtender, weiterer Vorteil der Cloud ist im Übrigen, dass alle Projektteilnehmer den Projektstand auch über ihre Mobilgeräte einsehen können. So werden Smartphone und Tablet zu zusätzlichen wichtigen Projektmanagement-Tools für Agentur und Kunden.

Das Hosting: „Wer billig einkauft…“

Web-Hosting ist in den letzten Jahren zur Billigware verkommen. So hosten selbst namhafte Unternehmen ihre Web-Portale nur allzu häufig bei Billiganbietern für einige Euros im Monat. Das funktioniert immer genau so lange, bis das Hosting mehr können muss, als nur eine Website darzustellen. Zum Beispiel, wenn ein Backup bei Datenverlust eingespielt werden soll. So ein Backup steht zwar in den meisten Web-Hosting-Verträgen im Vertragswerk, doch ist selten definiert, was eigentlich wann gesichert wird. Die Folge? Der Webauftritt muss im schlimmsten Fall komplett aufgesetzt werden und Inhalte, die man exklusiv im CMS eingepflegt hatte, sind vielleicht sogar auf Nimmerwiedersehen verloren.

Auch wenn es also etwas wehtut. Hosten Sie bei einem Anbieter, der Ihnen ein sauberes Hosting mit ordentlichem Service und echten Backups anbietet. Das schützt Ihre Arbeit und hält Ihr Projekt verfügbar.

Der Testserver: „Probieren Sie das mal live!“

Moderne CMS wie TYPO3 verfügen über zahlreiche Individualisierungsmöglichkeiten und werden ständig mit Sicherheitspatches aktualisiert. So wird die ständig steigende Gefahr von Angriffen aus dem Web minimiert.

Das „Einspielen“ solcher Individualisierungen und Patches ist ein Kinderspiel – aber eines mit ungewissem Ausgang. Denn, wie genau Ihr System auf eine neue Extension oder eine Aktualisierung reagiert, kann niemand wissen. Im besten Fall ist das Ergebnis eine Erfolgsmeldung. Im schlimmsten Fall reagiert Ihr CMS mit einem Absturz oder einem Datenverlust.

Viele Unternehmen scheuen trotz dieser Risiken die Anschaffung eines Testsystems – also eines zweiten Servers, auf dem Änderungen zunächst getestet werden können, ohne Einfluss die Webdarstellung zu haben. Unser Tipp: Nie ohne Testsystem arbeiten. Denn was zwei Jahre gut geht, kann im dritten Jahr Ihr Live-Projekt kollabieren lassen. Das kostet nicht nur den Kopf der Agentur – im schlimmsten Fall kostet es auch Ihren!

Das Marketing: Breit streuen!

Ihr Relaunch-Projekt ist erfolgreich innerhalb des Zeitplanes von Ihrer neuen Lieblingsagentur online gestellt worden. Herzlichen Glückwunsch!

Doch das ist kein Grund, die Hände in den Schoss zu legen. Denn jetzt kommt der „Werbeteil“, der überraschenderweise bei Relaunches immer wieder komplett unter die Räder kommt, obwohl sich so unglaublich viele Plattformen dafür anbieten!

Natürlich gehört der erfolgreiche Web-Relaunch auf Facebook und Twitter und und und - nutzen Sie die Möglichkeiten der sozialen Medien! Es ist kostenlos!

Natürlich gehört der erfolgreiche Web-Relaunch auf Facebook und Twitter und und und. Sowohl Ihr Unternehmen als auch Ihre Agentur sollten die Möglichkeiten der sozialen Medien nutzen! Und es ist auch noch kostenlos!

„Wir haben ein innovatives neues Webportal!“, sollte der Tenor Ihrer Kommunikation sein. Und das beschränkt sich nicht auf eine entsprechende Pressemeldung, die es heutzutage eh nur in Ausnahmefällen in die „richtige“ Presse schafft.

Ihre Erfolgsmeldung gehört natürlich auf Facebook und auf Twitter. Diese Plattformen gehören zum Standard-Kommunikationsprogramm. Denken Sie aber auch daran, dass sich die Signatur Ihrer Firmen-E-Mails zur Bekanntmachung Ihres Relaunchprojektes anbietet. Und natürlich die Websites von Partnerunternehmen sowie deren Facebookseiten, Branchenportale, frei verfügbare Presseportale, das Blog Ihrer Webagentur, die Internetpräsenz der lokalen IHK etc..

Noch ein wichtiger Punkt: Immer wieder tauchen Pressemeldungen alter Schule auch bei Twitter und Co auf. Nutzen Sie Social-Media Plattformen mediengerecht und nicht als „Zweitverwertungsplattform“ für Ihre Erfolgsmeldung. „Eine Pressemeldung ist nicht likefähig“ – das kann man nicht oft genug betonen. Eigene Texte und eigene Ideen sowie Fotos gehören also bei jeder Plattform dazu. Gegebenenfalls sogar eigene inhaltliche Schwerpunkte – z.B. eine Betonung der guten Zusammenarbeit mit der Agentur auf Facebook mittels Team-Foto.

Tipp: Wenn Sie noch keinen Social-Media Marketing Plan haben, machen Sie zusammen mit der PR ein Brainstorming zum Thema. Nur so ist gewährleistet, dass Sie keine wichtige Plattform vergessen und wirklich alle mitbekommen, dass Ihr Unternehmen sich neu aufgestellt hat. Vor Allem der Wettbewerb. Vielleicht muss er dann auch relaunchen und nimmt sich an Ihnen ein positives Beispiel. Das wäre doch mal was!

Fazit

Wenn Sie bis hierhin gelesen haben, planen Sie vielleicht wirklich einen Relaunch! Die „10 Tipps“ dieser kleinen Serie können natürlich nur Anregungen für Ihr nächstes Web-Relaunchprojekt geben. Dabei spielen natürlich zahlreiche weitere Aspekte eine wichtige Rolle und es werden täglich mehr!

Sie haben Fragen zum Thema Web-Relaunch? Sie erreichen mich unter der Telefonnummer 0201 87849999 oder unter ansgar.fulland@trafo2.de.
Relaunches sind natürlich auch Teil meines Seminares „Online Marketing Kompakt“, das Sie bei den Kollegen der Haufe Akademie Freiburg (Klick) buchen können.

 

Comments (1)

  1. Interessanter Beitrag.

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