Zehn überlebenswichtige Tipps für das Web-Projektmanagement (Teil 1)

Zehn überlebenswichtige Tipps für das Web-Projektmanagement (Teil 1)

Immer wieder werden wir gefragt, warum das Projektmanagement ein ausgewiesener Bestandteil unserer Angebote ist. Es gibt einen einfachen Grund dafür: Es ist immens wichtig. Ein erfolgreiches Internet- oder Intranet-Projekt basiert nicht nur auf guten Entwicklern und Designern. Es muss jemanden geben, der die Arbeiten koordiniert. Das gilt nicht nur für das Projektmanagement auf Agentur-Seite sondern auch für das auf Auftraggeber-Seite.

Hier erfahren Sie, welche Methoden und Werkzeuge ein Projektmanager braucht, um sein Projekt zum Erfolg zu führen:

1. Definition der Anforderungen: Ohne Workshop geht es nicht

Manch Projektleiter ist vielleicht schon einmal in diese Falle getappt: Ein neues Website-Projekt muss schnell fertig werden und niemand hat sich die Mühe gemacht, die Anforderungen an das Projekt genau zu spezifizieren. Am Ende stimmt die fertige Website nur zu 90% mit dem überein, was Sie sich vorgestellt haben. Die Folge: Nachverhandlungen, Korrekturbedarf und unnötiger Stress, da die Zeit immer knapper wird.

Besser: Besprechen Sie vor Projektstart in einem gemeinsamen Workshop alle Fragen im Detail. Wie sieht das Usability-Konzept aus? Wieviele Navigationsebenen wird es geben? Wie genau sind die interaktiven Workflows definiert? Welche Datenbankfelder benötigt die Anwendung … u.v.m.

Die Mühe lohnt sich: je genauer die Definition der Anforderungen vor Projektbeginn ist, desto besser und entspannter lässt sich das Projekt umsetzen, ohne dass es böse Überraschungen gibt – auf beiden Seiten.

2. Der Projektmanager: Übersetzer zwischen Auftraggeber und Entwickler

In einem Web-Projekt sitzen sich oft zwei sehr unterschiedliche Parteien gegenüber: der Auftraggeber, der eine konkrete Vorstellung von der neuen Website hat, aber technisch kein Experte ist (muss er auch nicht sein) – und die Entwickler, die das Projekt für ihn umsetzen, die in der Regel sehr technisch und analytisch denken und sich auch dementsprechend ausdrücken.

Das kann zu Verständnisproblemen führen, die der Projektmanager als Vermittler auflösen muss. Es ist also enorm wichtig, dass der Projektleiter auf Agenturseite über ein breites Fachwissen verfügt, um komplizierte technische Sachverhalte leicht verständlich aber präzise vermitteln zu können.

Dasselbe gilt aber auch für den Projektleiter auf Auftraggeberseite, der in der Lage sein sollte, die Anforderungen aus seinem Projektteam transparent an die Agentur kommunizieren zu können.

3. Das Projektteam: Vernünftige Ressourcen-Planung zahlt sich aus

Und zwar nicht nur für das eigene Team: natürlich ist es wichtig, dass Sie genau wissen, welche Mitarbeiter in Ihrem Team welche Kapazitäten zur Verfügung haben. Berücksichtigen Sie aber auch, dass das Projektteam aus den Mitarbeitern von Auftragnehmer und Auftraggeber besteht. Fragen Sie also nach, wann für welche Team-Mitarbeiter Urlaub geplant ist und mit welchen Ressourcen diese ggf. in andere Projekte eingebunden sind.

Wichtig: planen Sie für jeden Projektbeteiligten maximal 75% seiner Kapazitäten pro Tag. Erfahrungsgemäß wird der Rest des Tages schon durch andere Dinge belegt sein (Telefonate mit Kunden, Anfragen von anderen Mitarbeitern, Support-Leistungen u.a.). Und: planen Sie redundant: wer vertritt den Mitarbeiter, wenn er ausfällt?

4. Zeitplanung – Urlaube und Krankheitsfälle berücksichtigen

Apropos „Ausfall von Mitarbeitern“: ein guter Projektmanager kalkuliert solche Eventualitäten in seinen Zeitplan mit ein. Es sollten immer ausreichend Puffer zur Verfügung stehen, um krankheitsbedingte Ausfälle abzufedern. Kalkulierbare Ausfallzeiten wie z.B. Urlaube sollten von vornherein mit eingeplant werden sowohl auf Agentur- als auch auf Auftraggeberseite.

Nutzen Sie die richtigen Werkzeuge: ein Zeitplan lässt sich am besten mit einem Gantt-Diagramm abbilden. Als bewährte Tools eignen sich z.B. Merlin (Mac) oder MS Project (Windows). Ich muss an dieser Stelle sicherlich nicht erwähnen, dass die einmal zu Projektbeginn erstellten Projektzeitpläne selbstverständlich ständig aktualisiert werden müssen …

5. Ticket-System: Bugs und Change-Requests unterscheiden

Ein weiteres wichtiges Werkzeug: das Ticket-System. Dieses Tool dient dazu, alle während des Projektes anfallenden Aufgaben zu erfassen und dem jeweils verantwortlichen Mitarbeiter zuzuweisen, damit er sie erledigt und schließlich eine Rückmeldung darüber abgibt.

Warum nicht einfach per Mail, per Telefon oder per gelbem Zettel? Ganz klar: Mit einem Ticket-System werden die Aufgaben zentral erfasst – und zwar so granular wir möglich – und gehen nicht verloren. Sie haben so zu jeder Zeit den Überblick welche Aufgaben bereits erledigt sind, welche noch offen sind. Das gilt natürlich für alle Projektteam-Mitarbeiter gleichermaßen.

Und noch ein Vorteil: Sie können Aufgaben entweder als Bugs (also Fehler) oder als Change-Requests (Änderungsanfragen) kennzeichnen. Änderungsanfragen sind Aufgaben, die ursprünglich nicht zu den Anforderungen gehörten.

Die Web-Agentur sollte über ein solches Ticketsystem verfügen und konsequent damit arbeiten. Im Optimalfall stellt die Agentur dem Auftraggeber einen Zugang zu diesem System zur Verfügung, damit er – gerade in der finalen Qualitätssicherungsphase – den aktuellen Stand der Arbeiten mitverfolgen kann.

In Teil 2 erfahren Sie, wie wichtig die richtige Kommunikation ist und warum sorgfältige Qualitätssicherung unerlässlich ist.

Comments (2)

  1. […] Dieser Blogbeitrag ist der zweite Teil von „10 überlebenswichtige Tipps für das Web-Projektmanagement“ im Trafo2-Blog. Falls Sie den ersten Teil verpasst haben, lesen Sie hier weiter! […]

  2. Hallo zusammen,
    ich studiere im 5. Semester Betriebswirtschaft und habe ein freiwilliges Model gewählt, welches sich intensiv mit dem Projektmanagement auseinandersetzt. Aktuell beschäftigen wir uns mit der Ressourcenplanung und deren Relevanz. Ich bin eurer Meinung, dass eine ausführliche Auseinandersetzung mit dieser Planung sehr wichtig für den Erfolg des Projektes ist.

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