Trafo2 GmbH in Essen

Bug-Tracking und Project-Tracking mit Jira – Warum Aufgaben bei Trafo2 nicht per Mail verteilt werden

„Bei Ihnen weiß ich wenigstens, dass das erledigt wird“, meinte letztens einer unserer Kunden am Telefon. Solche Kommentare freuen uns natürlich, weil wir großen Wert auf saubere und geordnete Arbeit legen. Aber wie behalten wir unsere zahlreichen kleinen und großen Projektaufgaben eigentlich im Auge?

Wenn das E-Mail Chaos die Oberhand gewinnt

Bereits 2003 haben wir in der täglichen Arbeit bei Trafo2 festgestellt, dass wir ein Problem bekommen: Ein E-Mail Problem. Denn die Fehlermeldungen, Feature-Requests und andere projektbezogene Aufgaben waren mit den Mitteln der klassischen elektronischen Post nicht mehr zu bewältigen. Weder für die Programmierer noch für die Projektmanager. Das war der Moment, in dem wir das erste Bug- und Project-Tracking-System einführten.

Bug- und Project-Tracking Systeme ermöglichen die systematische Verwaltung und Priorisierung von Fehlermeldungen und Änderungswünschen in Softwareprojekten. Gegenüber der klassischen E-Mail haben sie den eindeutigen Vorteil, dass Projektaufgaben Mitarbeitern im Projekt zur Bearbeitung zugewiesen werden können. Diese Zuweisung erfolgt auf einer passwortgeschützten Online-Plattform bei Trafo2. Diese Plattform ist nach Kunden und Projekten geordnet und enthält sämtliche Ressourcen (Mitarbeiter) von Trafo2. Als Softwareplattform haben wir jahrelang mit dem Softwaretool „Mantis“ gearbeitet. 2013 haben wir auf die Profilösung „Jira“ umgestellt, die eine schnellere Bedienoberfläche und ein moderneres Gesamtkonzept vereinigt.

Wie Jira uns hilft, die Arbeit zu organisieren

Wenn eine neue Aufgabe in einem Projekt zu erledigen ist, schreibt der Trafo2-Projektleiter nicht etwa ein E-Mail. Er trägt die Aufgabe im Project-Tracking System ein und weist sie einem Mitarbeiter zu. Dabei wird sie als „Bug“, „Aufgabe“, „Verbesserung“ oder „Änderungswunsch“ markiert. Ergänzend werden Priorisierungen zugewiesen. Besteht zum Beispiel ein Service-Level Agreement (SLA) mit dem Kunden, das ihm eine bestimmte Reaktionszeit zusichert, werden andere Aufgaben niedriger priosiert und die wichtigere Aufgabe vorgezogen.

Erstellen eines neuen Vorganges – hier Erstellen dieses Artikels – in Jira. So ist genau festgelegt, was bis wann von wem zu erledigen ist.

 

Auch der Trafo2 Blog wird intern mit Jira verwaltet. Sämtliche Aufgaben werden nicht per Mail organisiert und kontrolliert, sondern im Project-Tracking System.

 

Aufgabenzentralisierung und Monitoring

Der Vorteil dieser Methode ist gerade in großen Web- und CMS-Projekten spürbar. Sämtliche ausstehenden Aufgaben laufen an einer zentralen Stelle im Project-Tracking System auf. So hat der Projektleiter immer einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand. Abgearbeitete Todos werden im System als „erledigt“ gekennzeichnet und können vom Projektverantwortlichen qualitätsgesichert werden. So behalten wir gerade in heißen Projektphasen mit vielen beteiligten Mitarbeitern die Übersicht und bleiben so koordiniert wie möglich.

 

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.